Home / خبرها / نکات ساده و تاثیرگذار در ارتباطات برای تقویت کار شما

نکات ساده و تاثیرگذار در ارتباطات برای تقویت کار شما

نویسنده :  Lois Banta

۷ ژانویه ۲۰۲۰ – مهمترین جنبه در ارتباطات امروزی چیزی نیست که شما به بیماران و شرکتهای بیمه می گویید بلکه نحوه ی بیان شما با آنها است.

چند بار با یک شرکت بیمه تماس گرفته اید تا مبالغ بیمه های گذشته ی شما را ردیابی کند، و باز هم این جمله را شنیده اید که شما مجبورید دوباره آن ها را ارسال کنید؟ بین چگونگی برقراری تماس تلفنی و دریافت نتیجه از شرکت بیمه در اولین تماس، یک ارتباط قطعی وجود دارد.

یکی از موثرترین ابزارها در برقراری ارتباط با شرکتهای بیمه و دریافت سریع پرداخت ها، مکالمه ی مستقیم با نماینده ی خدمات مشتریان شرکت بیمه است. شما با کمک عسل تعداد به مراتب بیشتری مگس می گیرید. به عبارت دیگر، با نماینده ی بیمه یک رابطه ی دوستی برقرار کنید. پیشنهاد من این است که مکالمه خود را با شرکت بیمه به این ترتیب آغاز کنید: سلام، من … از مطب دکتر… تماس می گیرم، می خواستم وضعیت پرداختها را پی گیری کنم.

هرگز از پرداختهای معوق یا گذشته استفاده نکنید زیرا می تواند نماینده ی بیمه را در مقام توضیح قرار دهد. همیشه تاریخ روز مکالمه و نام کامل نماینده ی بیمه و هرگونه یادداشت مربوط به مکالمه را بنویسید. اگر اوراق بیمه را به صورت الکترونیکی ارسال کرده اید شماره ی ارسال الکترونیکی خود را یادداشت کنید و در مورد آن با نماینده صحبت کنید .داشتن شماره ی الکترونیکی ارسال اوراق تأیید می کند که آن اوراق در حقیقت توسط شرکت بیمه دریافت شده است.

برقراری ارتباط با بیماران

اگر بیماران دستور العمل مالی مطب شما را فراموش کرده یا نادیده بگیرند، ارتباط با بیماران نیز می تواند سخت و به همان اندازه ناامید کننده باشد. اولین چیزی که هر مطب دندانپزشکی به آن نیاز دارد، داشتن یک دستورالعمل مالی است. نکته دوم این است که به صورت نوشتاری همیشه – و بدون استثناء ، قبل از انجام درمان دندان پزشکی، تمام درمانهای ممکن و هزینه های آنها را برای بیماران خود توضیح داده و یادداشت های خود را به آنها ارائه دهید.

راه های زیادی برای بحث و بررسی پرداختهای مالی با بیماران وجود دارد، زیرا انواع مختلفی از مشاوره های درمانی وجود دارد. در اینجا چند نکته آورده شده است:

  • اولاً ، اگر بیمار برای یک مورد ضروری به مطب شما آماده است- و زمان انجام ترمیم نهایی در آن روز باشد – هماهنگ کننده ی مالی شما باید به هر سؤالی که ممکن است بیمار در مورد هزینه ها و بیمه داشته باشد، پاسخ دهد تا بیمار بتواند تصمیمی آگاهانه بگیرد.
  • دوم، کلیه ی تمهیدات و اقدامات مالی باید قبل از مراجعه ی بیمار برای قرار معالجه بعدی هماهنگ شود تا سبب شگفتی ناگوار بیمار نشود.
  • سوم، در صورت نیاز به درمانهای وسیع، یک صحبت رسمی باید به صورت خصوصی با بیمار و یا مسئول مالی بیمار، انجام شود.

اهمیت ارتباط، همچنین برای بیمارانی که سهم برآورد شده ی خود را پس از پرداخت بیمه در انتهای ویزیت دندانپزشکی پرداخت می کنند، وجود دارد. به بیمار اطلاع دهید، اگر بیمه كمتر از آنچه ما تخمین می زنیم، پرداخت کند، اظهارنامه نهایی را برای شما ارسال می كنیم. در انتهای بیانیه، این عبارت را پررنگتر بنویسید مبلغی که از طرف بیمه پرداخت می شود، از پرداخت نهایی کسر می شود. این می تواند از تماس تلفنی بیمار با عصبانیت جلوگیری کند. قبل از دریافت خبر بد، به بیماران خود “خبر بد” بالقوه را بدهید. با این کار، شما فقط یک وضعیت بالقوه را که موجب عصبانیت می شود با پیش آگهی متعادل و کمرنگ می کنید.

یکی دیگر از تکنیک های ارتباطی موثر برای زمانی است که دستورالعمل پرداخت در مطب تغییر کرده است. به نظر من این سخت ترین انتقال برای برخی از بیماران است، زیرا آنها به “پرداختهای قبلی” عادت داشته اند. هرگز برای بیماران خود “بانک” نباشید.

برای تغییر در قوانین به طور مؤثر، رفتاری واضح اما دوستانه داشته باشید. گفتگو باید به این صورت باشد: “آقای … ، هزینه ی درمان امروز شما ۷۰۰ دلار بود. ما تخمین می زنیم که بیمه حدود ۳۵۰ دلار بپردازد، بنابراین ما تخمین می زنیم شما باید ۳۵۰ دلار بپردازید. امروز چگونه می خواهید پرداخت کنید؟ آیا امروز می توانید به صورت نقدی پرداخت کنید؟ یا کارت اعتباری؟ معمولاً بیمار پاسخ می دهد: فقط رسید را همانطور كه معمولاً انجام می دادید برای من ارسال كنید.

اینجاست که مکالمه جادویی باید اتفاق بیفتد. شما باید بگویید “ولی دستورالعمل های پرداخت ما اخیراً تغییر کرده است و ما اکنون آماده هستیم تا پرداخت شما را در مطب دریافت کنیم! بنابراین کدام یک را ترجیح می دهید؟ پول نقد، چک یا کارت اعتباری؟”

اگر بیمار هنوز موافقت نکند، به بیمار بگویید تا پنج روز آینده مقدار تخمین زده شده را برای شما ارسال کند و تاکید کنید اگر به هر دلیلی مبلغ را دریافت نکردید، با یک تماس تلفنی پیگیری خواهید کرد.

درباره ی نویسنده: لوئیس بانتا مدیرعامل، رئیس و بنیانگذار شرکت مشاوره ی بانتا است، این شرکت در همه ابعاد مدیریت مطبها و کلینیکهای دندانپزشکی تخصص دارد. او همچنین صاحب و مدیرعامل شبکه مشاوره ی Speaking است، و بیش از ۴۰ سال تجربه ی دندانپزشکی دارد. برای تماس با وی می توانید به lois@bantaconsulting.com ایمیل بزنید.

منبع:

 https://www.drbicuspid.com/index.aspx?sec=sup&sub=pmt&pag=dis&ItemID=325703